Planification relative aux nouveaux postes 

 

Descriptions de postes

 

Les bénévoles aident les organismes à réaliser leur mission et à atteindre leurs objectifs. Leur engagement doit être aligné avec ces objectifs, ainsi qu'avec l'allocation des ressources de l'organisme. Le conseil d'administration et la haute direction doivent comprendre et approuver l'orientation du programme de bénévolat.

 

Mission et mandat : Une des composantes essentielles à la planification relative aux nouveaux postes est l'élaboration de programmes et de services bénévoles qui conviennent à la mission et au mandat de votre organisme. Si l'on ne tient pas compte de des contributions des bénévoles aux objectifs de l'organisme, le programme de bénévolat est souvent perçu comme (ou exploité comme) un élément complémentaire plutôt qu'une composante intégrale de la prestation de services, de la réalisation de la mission de l'organisme et de l'atteinte de ses objectifs.

 

Une des ressources les plus utiles pour évaluer l'engagement des bénévoles au sein de votre organisme est le Code canadien du bénévolat. Ce Code contient une liste de normes minimales concernant l'efficacité de l'engagement des bénévoles au sein des organismes. Ces normes peuvent vous aider à mettre sur pied d'un programme de bénévolat efficace.

 

Planification du recrutement de bénévoles : La planification du recrutement de bénévoles ne doit pas être prise à la légère. La première étape qui permet à l'organisme d'attirer le bon type de bénévole au moment le plus opportun consiste à déterminer le degré d'engagement de ses bénévoles. Vous devez évaluer attentivement votre offre et vos besoins en tenant compte des limites de temps et de la qualité des candidats recherchés.

 

Repenser l'engagement à l'action bénévole est un essai captivant qui invite les organismes bénévoles du pays à repenser l'engagement de leurs bénévoles.

 

Évaluation des besoins : Il peut être difficile de déterminer la voie à emprunter sans avoir préalablement évalué sa position actuelle et son passé. Commencez par évaluer ce qui se fait au sein de votre organisme, puis réévaluez vos postes de bénévolat existants (le cas échéant) et décidez de l'orientation future de votre organisme. Profitez de l'occasion pour déterminer s'il est vraiment nécessaire de créer de nouveaux postes plutôt que de simplement modifier vos postes actuels.

 

Examinez à fond les rouages de vos affectations bénévoles. S'agit-il d'affectations bénévoles à long terme, à court terme ou épisodique? Peuvent-elles se faire virtuellement? Dressez une liste des tâches, des responsabilités, des attentes relatives au rendement, et des compétences ou qualités personnelles nécessaires au succès de vos affectations, puis déterminez le niveau d'études ou de formation exigé.

 

Bénévoles Canada a produit une ressource intitulée Dix étapes sûres : processus de filtrage des bénévoles LINK TO !!!!       .Cette ressource comprend de l'information sur l'évaluation du risque, la conception des descriptions de postes, la vérification des références, la vérification du dossier de police, etc.

 

Évaluez le risque. Il peut sembler fastidieux d'évaluer le risque de chaque poste. Il s'agit toutefois de la clé de tout processus de filtrage efficace. Si une affectation comporte des conditions inhabituelles, examinez le risque potentiel de vos programmes et services, puis prenez les mesures nécessaires pour le prévenir ou l'éliminer. Par exemple, vous pourriez déterminer si une formation spécialisée ou une forme d'assurance est nécessaire, ou encore si le poste exige que le titulaire soit jumelé à une autre personne, réussisse à une période probatoire, subisse des vérifications ponctuelles ou soit soumis à toute autre stratégie de gestion du risque. Un tel exercice vous aidera à rédiger une description de poste plus précise.

 

Les affectations doivent aborder les besoins de l'organisme et du bénévole tout en se rapportant à la mission de l'organisme. Comme les besoins de chacun varient considérablement, les meilleurs programmes de bénévolat adaptent les affectations à ces besoins dans la mesure du possible. Il est nécessaire de réviser périodiquement les affectations bénévoles afin d'assurer leur pertinence et leur valeur.

 

Politiques et procédures : Le programme de bénévolat doit reposer sur des politiques et des procédures solides dont le cadre définit et appuie l'engagement de différents types de bénévoles. N'oubliez pas d'inclure les personnes handicapées, les Autochtones, les aînés, les nouveaux arrivants et les jeunes.

 

Les politiques et les procédures précisent les responsabilités des bénévoles et assurent la constance du programme de bénévolat. Elles doivent être élaborées et documentées de façon exhaustive et porter sur différentes composantes, notamment les affectations, le processus de filtrage et les motifs de renvoi pour ne nommer que celles-ci. Le conseil d'administration de l'organisme doit veiller à ce que les politiques relatives au bénévolat soient conformes aux autres politiques de l'organisme. Le gestionnaire des ressources bénévoles doit déterminer quelles politiques et procédures sont jugées nécessaires.

 

Processus de filtrage : Une fois les exigences de poste définies, vous êtes prêt à rédiger une description de poste efficace. Vous devez rédiger une description pour chaque poste de bénévolat au sein de l'organisme. 

 

Une question de conception est un document de travail et un guide d'exercices qui met les organismes au défi de repenser fondamentalement l'engagement de leurs bénévoles. Ils doivent commencer par un examen de leur mission, puis passer en revue les différents éléments de l'engagement bénévole. Cette ressource explore les concepts de la nature du travail et de la conception de postes. Entre autres choses, elle décrit la façon de créer des occasions de bénévolat qui aident l'organisme à réaliser son mandat et satisfont les bénévoles.

 

Descriptions de postes : Des descriptions de postes bénévoles soigneusement rédigées envoient comme message que l'organisme prend au sérieux ses responsabilités envers son personnel (rémunéré ou non) et ses clients, qu'il filtre tous les candidats et qu'il n'accepte que ceux qui répondent aux exigences des différents postes.

 

 

Stratégies de recrutement clairement définies

 

Processus de demande d'emploi

 

Pourquoi, quand, comment et où trouver la bonne personne pour le bon poste?

 

Les messages de recrutement les plus efficaces sont réalistes et clairs. Ils donnent un bon aperçu de l'organisme et de ses besoins. Il faut faire un réel effort pour recruter des bénévoles ayant des antécédents très différents. Un organisme sain se dote de bénévoles de tous les âges, des deux sexes, de toutes les origines ethniques et de compétence variée.

 

Le recrutement de bénévoles est un processus qui consiste à jumeler les besoins d'un organisme avec les intérêts et les compétences des bénévoles. En cette époque où il peut être difficile de trouver des bénévoles, il est essentiel d'élaborer des stratégies de recrutement pratiques et efficaces afin de trouver la bonne personne pour chaque poste.

 

Le site Web de Bénévoles Canada suggère plusieurs ressources portant sur le recrutement ciblé, c'est-à-dire les jeunes, les groupes ethniques, les familles, les bénévoles à court terme ou épisodiques, les aînés et bien d'autres.
 

Habituellement, le recrutement des bénévoles se fait de façon moins formelle que le recrutement des employés. En effet, le recrutement des bénévoles se fait souvent sans règle et sans frein. Par exemple, un organisme pourrait demander à un père qui assiste au match sportif de son fils de devenir entraîneur ou de recueillir des fonds. De tels liens personnels entre les bénévoles et les participants aux programmes compliquent le processus de filtrage.

 

Plus le processus de recrutement des bénévoles est informel, moins les recruteurs se sentent à l'aise d'appliquer des étapes formelles. Une des façons qui permet de passer d'un processus informel à un processus formel consiste à afficher ou à envoyer des annonces ou des avis accompagnés de descriptions de postes et de formulaires de demande d'emploi.

 

Essayez de formaliser votre processus de recrutement sans paraître désespéré de trouver des bénévoles. La communication d'un sentiment d'urgence n'attire pas toujours le type de bénévoles dont a besoin l'organisme. Procédez avec soin, surtout lorsque vous cherchez à combler des postes de confiance pour lesquels les titulaires sont appelés à travailler avec des participants vulnérables.

 

Assurez-vous que vos documents de recrutement stipulent clairement que l'organisme prend au sérieux ses responsabilités envers les participants à ses programmes et qu'il filtre tous les candidats de façon exhaustive. Évitez de donner l'impression que vous acceptez tous les candidats qui se présentent. Affirmez clairement que l'organisme se montre très prudent au moment de sélectionner ses bénévoles. Ne vous en excusez pas. Par ailleurs, assurez-vous que vos descriptions de postes et vos documents promotionnels sont pertinents et à jour. Veillez également à ce qu'ils comprennent toute l'information disponible relative aux postes en question, ainsi que des renseignements concernant les mesures de filtrage de l'organisme.

 

Maintenant que vous savez ce que vous recherchez chez un bénévole, vous devez déterminer où trouver des candidats. Plusieurs options s'offrent à vous :

 

• références de bénévoles actuels ou anciens;

• chefs religieux;

• universités, collèges et écoles secondaires de la région (plusieurs étudiants souhaitent faire du bénévolat afin d'acquérir de l'expérience);

• groupes d'aînés;

• annonces dans les journaux communautaires;

• sites Web;

• associations d'industries ou de professionnels;

• groupes ethniques;

• présidents et membres de groupes de service, de groupes sociaux, de sororités, de groupes professionnels, etc.

 

Après avoir tenu compte des avantages et des inconvénients des différentes options de recrutement et appris à diversifier votre effectif, vous serez en mesure de trouver une stratégie qui répondra à vos besoins.

 

 

 

Entrevues, vérification des références, tests spécialisés et vérification du dossier de police

 

Se renseigner sur le candidat et l'affecter à un poste approprié :

 

En vue de créer et de maintenir un milieu sécuritaire, et d'assurer la concordance entre vos bénévoles et leurs tâches, vous devez vous renseigner sur chaque candidat et déterminer les tâches qui leur conviennent. La première étape de cet exercice est souvent une entrevue au cours de laquelle les bénévoles discutent de leurs antécédents, de leurs talents, de leurs compétences, de leurs intérêts et de leur disponibilité. Elle permet également à l'organisme d'évaluer tout doute concernant le choix d'un candidat.

 

Une entrevue sert à exprimer les attentes de votre organisme, et à communiquer les normes et la culture de votre collectivité. Autrement dit, elle vous permet de « trouver chaussure à votre pied ». Soyez bien préparé et tenez compte des lois relatives aux droits de la personne au moment de rédiger vos questions. Vous devez poser les mêmes questions à tous les candidats à un poste donné. Il est recommandé de noter les réponses à chaque question.

 

Vérifiez les références des candidats. Il est plus facile de déterminer la qualité d'un candidat si vous avez préalablement déterminé le niveau de confiance qu'exige le poste et posé des questions précises. Souvent, les gens ne s'attendent pas à ce que leurs références fassent l'objet d'une vérification. Ne tenez pas pour acquis que les candidats vous donnent uniquement le nom de personnes qui parleront d'eux en bien. Afin de profiter au maximum de cette étape, préparez une liste de questions ou un bref scénario. N'oubliez pas de tenir compte des lois relatives aux droits de la personne et de vos autres obligations juridiques (notamment les lois concernant le respect de la vie privée) au moment de rédiger vos questions.

 

Certains postes pourraient exiger que les candidats subissent des tests spécialisés. Selon les exigences du poste, il pourrait s'agir d'un examen médical (par ex., test cutané pour la tuberculose), d'un examen des compétences ou encore d'un test d'aptitude.

 

Demandez une vérification du dossier de police. Il s'agit d'un important outil de filtrage, surtout dans le cas des postes à risque élevé. Cette vérification donne également accès à l'information de la base de données de votre service de police local. La vérification du dossier de police ne doit jamais être la première, la dernière ou la seule étape de filtrage de votre organisme, car elle comporte des limites. Cependant, elle souligne de manière très publique que votre organisme se préoccupe de la sécurité des participants à ses programmes.

 

Pour de plus amples renseignements sur les vérifications du dossier de police, consultez la ressource de Bénévoles Canada intitulée Mieux comprendre la vérification des dossiers de police.

 

 

 

Orientation au sein de l'organisme

 

Une séance d'orientation précise la relation entre l'organisme et ses bénévoles. Elle permet à ceux-ci de se renseigner sur les politiques et les procédures qui influencent le travail et l'engagement des autres. De plus, les bénévoles ont besoin d'une formation adéquate pour pouvoir s'acquitter de leurs tâches sans se mettre à risque, ni les autres. Une formation adéquate les prépare à exécuter leurs tâches et à répondre aux attentes relatives à leurs affectations.

 

Pensez à produire un manuel d'orientation à l'intention de vos bénévoles. Un tel manuel peut servir à accueillir les nouveaux bénévoles; contribuer aux efforts visant à éduquer les bénévoles sur leur rôle au sein de l'organisme, leurs droits et leurs responsabilités; et donner un aperçu de l'histoire, de la mission, des politiques et des procédures de l'organisme..

 

Attribution des tâches : La clé de la réussite d'un bon placement bénévole réside dans un jumelage judicieux entre les bénévoles et leurs affectations. La nature du poste bénévole est encore plus importante pour les bénévoles à court terme ou épisodiques qui ne peuvent offrir que quelques jours ou quelques semaines de leur temps à un organisme. Dans leur cas, l'attribution des tâches implique une révision de la description de poste afin de s'assurer que les bénévoles se sentent à l'aise avec le contenu. Il faut ensuite les laisser faire leur travail, ou peut-être les jumeler à une autre personne en cours de route. Souvent, la formation des bénévoles épisodiques se résume à l'exécution de tâches. Quel que soit votre type de bénévole, prenez le temps de vous assurer qu'ils comprennent leur rôle, leurs responsabilités et les objectifs du poste.

 

Information, outils et ressources : Fournissez toutes les ressources dont les bénévoles pourraient avoir besoin pour atteindre les objectifs du poste. Le filtrage ne prend pas fin une fois le bénévole en poste. Les séances d'orientation et de formation renseignent les bénévoles sur votre organisme et servent à communiquer de l'information précise relative au poste bénévole. De plus, elles aident vos bénévoles à se sentir confiants, augmentent leur degré de préparation et diminuent les problèmes potentiels en les aidant à comprendre vos attentes à leur égard.

 

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Période probationnaire

 

Supervision

 

Avant d'affecter vos bénévoles à un poste, vous devez déterminer le niveau de supervision nécessaire selon la complexité et le risque inhérents à ce poste. Chaque bénévole doit savoir de qui il relève. La supervision accroît la motivation des bénévoles, contribue à la réalisation du mandat de l'organisme et donne aux bénévoles le sentiment d'appartenir à l'organisme.

 

Soutien aux bénévoles et aux employés pour l'atteinte de leurs objectifs : Les périodes de supervision et de probation servent les intérêts de l'organisme et des bénévoles. Vous devez vous assurer que vos bénévoles jouent bien leur rôle, et ces derniers ont besoin que vous leur confirmiez qu'ils font du bon travail. Des commentaires fréquents pendant la période probatoire sont particulièrement importants. Ils promeuvent et stimulent les relations entre le personnel et les bénévoles, ainsi que les communications à l'interne.

 

Surveillance et soutien continus : Des contrôles réguliers permettent au personnel et aux bénévoles d'évaluer l'efficacité de l'affectation et de formuler des commentaires. Ils encouragent les bénévoles à sentir qu'ils font partie de l'organisme, leur montrent que leur travail vaut la peine d'être évalué, et leur confirment que leurs contributions sont significatives. Les bénévoles doivent être avisés de tout suivi subséquent (par ex., vérifications ponctuelles dans le cas des bénévoles qui occupent un poste à risque élevé). Un suivi régulier auprès des participants aux programmes et des membres de leur famille peut constituer un excellent moyen de dissuasion pour les personnes qui, autrement, pourraient causer du tort.

 

 

 

Surveillance régulière et commentaires

 

Entrevues de fin d'emploi

 

L'engagement bénévole doit être évalué régulièrement afin de s'assurer que les bénévoles contribuent au mandat des organismes. Une telle évaluation doit inclure les éléments suivants : révision des objectifs, détermination des résultats obtenus, recueil des commentaires des bénévoles et des clients actuels, et collecte et analyse de données quantitatives et qualitatives relatives à l'engagement bénévole.

 

Évaluation du rendement : Le niveau de risque identifié pour un poste de bénévolat détermine le degré de supervision et d'évaluation nécessaire. Si le risque est élevé, le bénévole doit être étroitement supervisé. Les évaluations sont permettent de déterminer si le jumelage entre le bénévole et le poste est adéquat, et de trouver des façons de l'améliorer au besoin. Il s'agit bien d'une occasion de discussion. Communiquez avec les nouveaux bénévoles et avec les bénévoles à court terme ou épisodiques peu après le début de leur affectation afin de vous assurer qu'ils comprennent bien leurs tâches et d'aborder toute question ou préoccupation. Dans le cas des autres bénévoles, vous pourriez procéder à des vérifications périodiques afin d'éviter que le bénévole ou son superviseur ne se sente menacé si une réunion est convoquée afin de discuter d'un problème.

 

Entrevues de fin d'emploi : Les entrevues de fin d'emploi peuvent vous aider à recueillir de l'information très utile concernant l'expérience d'un bénévole au sein de votre organisme. Dès que vous êtes avisé du départ d'un bénévole, tentez de fixer un rendez-vous avec lui afin de discuter de divers sujets tels que son poste, la supervision dont il a bénéficié, la reconnaissance de son travail, l'hygiène et la sécurité au travail, et tout autre domaine de satisfaction ou d'insatisfaction. Prenez également le temps de discuter avec les bénévoles épisodiques à la fin de leur affectation afin de recueillir de l'information qui vous permettra de mettre à jour une description de poste, d'obtenir des commentaires sur leur expérience, et de confirmer les compétences nécessaires à l'exécution des tâches liées à l'affectation.

 

 

Reconnaissance continue : Dans le cycle de gestion des bénévoles, la reconnaissance du travail se fait de façon continue. Elle est parfois informelle, c'est-à-dire chaque fois que quelqu'un prend la peine de dire « Merci! », ou encore formelle lorsque des célébrations ou des événements sont organisés en l'honneur des bénévoles réguliers. Dans le cas des bénévoles épisodiques, leur travail est habituellement reconnu dans le cadre des événements pour lesquels ils font du bénévolat. Il est important d'apprendre à connaître ses bénévoles afin de les remercier d'une façon qui les satisfait pleinement.

 

Motivation : Il n'existe aucune recette magique pour assurer la motivation des bénévoles. Il faut simplement se renseigner sur ce que les gens aiment faire — et sur ce qu'ils font le mieux — afin de les aider à trouver un poste qui leur convient. Au départ, chaque bénévole est motivé. Il incombe aux gestionnaires de reconnaître, de comprendre, et, dans la mesure du possible, de maintenir ce degré de motivation personnelle.

 

Tenue des dossiers

Chaque bénévole au sein d'un organisme doit avoir un dossier à son nom. Celui-ci doit être tenu à jour au moyen d'un système confidentiel et sécuritaire.  Les dossiers doivent comprendre les formulaires de demande d'emploi, les notes d'entrevue, les descriptions de poste, les lettres de référence, les évaluations du rendement et les coordonnées actuelles du bénévole. Ce type de dossier sert notamment à déterminer l'incidence du programme de bénévolat au moyen d'une évaluation des contributions des bénévoles.

 

Chaque organisme doit définir le contenu du dossier de chacun de ses bénévoles selon les fonctions et le contexte juridique de son programme. Les dossiers des bénévoles contribuent à différentes tâches de gestion étant donné que les coordonnées personnelles, les horaires, les évaluations, les remboursements de menues dépenses, les récompenses des bénévoles, ainsi que bien d'autres renseignements personnels, y sont consignés. Ces dossiers servent à corroborer les services rendus à l'organisme. Ils servent également de preuve du soutien que l'organisme accorde à ses bénévoles. En cas d'allégations de mauvaise conduite avancées contre un bénévole en poste ou un ancien bénévole, l'organisme doit pouvoir attester qu'il a préalablement recueilli tous les renseignements nécessaires, procédé à tous les filtrages exigés et régulièrement mis à jour cette information conformément à ses politiques. Il est également possible de compiler des données relatives aux contributions bénévoles à partir de ces dossiers. Par ailleurs, ces dossiers facilitent la communication entre les gestionnaires de bénévoles, et constituent des documents justificatifs pour l'établissement du budget et l'allocation des ressources du programme de bénévolat.

 

Les dossiers des bénévoles doivent être périodiquement vérifiés afin de s'assurer qu'ils contiennent tous les documents pertinents dûment remplis. L'organisme doit déterminer ce qui constitue un dossier complet et élaborer des lignes directrices relatives à la conservation et au retrait des dossiers des bénévoles potentiels, actifs, inactifs et à court terme (ou épisodiques). Les pratiques normalisées de documentation et de gestion des dossiers doivent être alignées avec les lois applicables, notamment les lois relatives aux droits de la personne et au respect de la vie privée. Elles constituent une importante composante de gestion du risque de tout programme de bénévolat.

 

Grâce à la reconnaissance continue, à la motivation et à une bonne tenue de dossiers, vous serez en mesure de conserver vos bénévoles actuels et d'en accueillir de nouveaux lorsque vous reviendrez au début du cycle de gestion des bénévoles.

 

Les professionnels du domaine de la gestion des bénévoles emploient les outils de Bénévoles Canada selon leur cheminement de carrière, le type de collectivités qu'ils desservent et les secteurs visés. Les chefs bénévoles profitent ainsi de différentes occasions de se renseigner, de dialoguer et de partager des stratégies avec leurs collègues et les centres d'action bénévole locaux. Le site Web de Bénévoles Canada peut vous mettre en contact avec tout un réseau de pairs et vous aider à trouver diverses occasions de perfectionnement professionnel, de l'inspiration, des idées et des outils qui vous aideront à gérer efficacement les bénévoles de votre organisme.